Gildi-lífeyrissjóður leggur áherslu á góða stjórnarhætti í starfsemi sinni og er starfsreglum þessum ætlað að styðja við góða stjórnarhætti í rekstri sjóðsins. Einnig leggur stjórnin áherslu á að skipulag og innra regluverk sé með þeim hætti að viðmiðum um góða stjórnarhætti sé fylgt. Vísað er einnig til annarra reglna sjóðsins; fjárfestingarstefnu, áhættustefnu, hluthafastefnu, verklagsreglna um viðskipti stjórnar og starfsmanna með fjármálagerninga og samskipta- og siðareglna.
1.1
Starfsreglur þessar eru settar með vísan til 29. gr. laga um skyldutryggingu lífeyrisréttinda og starfsemi lífeyrissjóða nr. 129/1997 og fjalla um framkvæmd starfa stjórnar Gildis-lífeyrissjóðs.
2.1
Gildi-lífeyrissjóður starfar á grundvelli laga nr. 129/1997 um skyldutryggingu lífeyrisréttinda og starfsemi lífeyrissjóða og samþykkta um sjóðinn.
2.2
Starfsemi sjóðsins skal lúta að móttöku, varðveislu og ávöxtun iðgjalda og greiðslu lífeyris. Sjóðurinn skal ekki hafa með höndum aðra starfsemi en þá sem nauðsynleg er til þess að ná þessum tilgangi.
3.1
Gildi-lífeyrissjóður leggur áherslu á góða stjórnarhætti í starfsemi sinni og er starfsreglum þessum ætlað að styðja við góða stjórnarhætti í rekstri sjóðsins. Einnig leggur stjórnin áherslu á að skipulag og innra regluverk sé með þeim hætti að viðmiðum um góða stjórnarhætti sé fylgt. Vísað er einnig til annarra reglna sjóðsins; fjárfestingarstefnu, áhættustefnu, hluthafastefnu, stefnu um ábyrgar fjárfestingar, verklagsreglna um viðskipti lífeyrissjóðsins, stjórnar hans og starfsmanna með fjármálagerninga og samskipta- og siðareglna.
3.2
Markmið starfsreglnanna er að útfæra nánar fyrirmæli um hlutverk og verkefni stjórnar Gildis-lífeyrissjóðs ásamt verkefnum stjórnarformanns, varaformanns, undirnefnda og framkvæmdastjóra eftir því sem við á, og framkvæmd verkefna þeirra. Reglunum er jafnframt ætlað að draga úr hættu á að þeir sem starfsreglurnar taka til, tengist einstökum viðfangsefnum stjórnar og Gildis-lífeyrissjóðs þannig að draga megi óhlutdrægni viðkomandi í efa.
4.1
Stjórn sjóðsins skal koma saman að loknum ársfundi til að kjósa sér formann og varaformann. Aldursforseti stýrir fundi stjórnar þar til stjórnin hefur kosið sér formann, en þá tekur nýkjörinn formaður við stjórn fundarins.
4.2
Fundarstjóri óskar eftir tillögum um formann og varaformann en fulltrúar atvinnurekenda og launþega skulu hafa á hendi formennsku til skiptis eitt ár í senn. Stjórn er heimilt að velja ritara utan hóps stjórnarmanna.
4.3
Formaður og varaformaður eru kosnir með einföldum meirihluta. Falli atkvæði jöfn ræður hlutkesti.
4.4
Stjórn getur í sérstökum tilvikum falið einstökum stjórnarmönnum sem það samþykkja, einum eða fleirum, tiltekin mál til athugunar og undirbúnings afgreiðslu á stjórnarfundi. Verkaskipting hefur ekki í för með sér að stjórn sé undanþegin lögbundnu hlutverki sínu sem slík.
5.1
Formaður stjórnar hefur forgöngu um að stjórn gegni hlutverki sínu með skilvirkum og skipulögðum hætti.
5.2
Helstu hlutverk stjórnarformanns eru að:
a) Hafa forgöngu um gerð starfsáætlunar stjórnar.
b) Boða til stjórnarfunda. Formanni er þó heimilt að fela framkvæmdastjóra eða ritara stjórnar að boða til fundar.
c) Útbúa fundardagskrá í samstarfi við framkvæmdastjóra og varaformann fyrir hvern stjórnarfund.
d) Sjá til þess að verkefni stjórnar, m.a. skv. starfsáætlun stjórnar, séu tekin til umfjöllunar eftir því sem við á og tilefni gefst til.
e) Stýra stjórnarfundum og tryggja að nægur tími sé gefinn til umræðna og ákvarðanatöku, sérstaklega hvað varðar stærri og flóknari mál.
f) Stuðla að virkri þátttöku allra stjórnarmanna í umræðu og ákvarðanatöku.
g) Hafa forgöngu um að starfa eftir starfsreglum stjórnar, starfsáætlun hennar og góðum stjórnarháttum, ásamt reglulegri endurskoðun þar á.
h) Sjá til þess að nýir stjórnarmenn fái nauðsynlegar upplýsingar og leiðsögn í starfsháttum stjórnar og málefnum sjóðsins, m.a. um stefnu hans, markmið og starfsemi.
i) Vera tengiliður milli stjórnar og sjóðfélaga Gildis-lífeyrissjóðs og annarra hagsmunaaðila, annast samskipti við þá og koma sjónarmiðum þeirra á framfæri við stjórn.
j) Vera tengiliður milli stjórnar og starfsmanna sjóðsins.
k) Fylgjast með framvindu ákvarðana stjórnar innan sjóðsins og innleiðingu þeirra.
l) Vera talsmaður stjórnar út á við, t.d. í fjölmiðlum.
5.3
Formaður skal gefa varaformanni kost á að taka þátt í málefnum stjórnar sem heyra undir formann sem slíkan.
5.4
Formaður stjórnar skal ekki taka að sér önnur störf fyrir sjóðinn en þau sem teljast eðlilegur hluti af störfum hans sem stjórnarformanns. Þó má stjórnarformaður sinna einstökum verkefnum sem stjórnin felur honum að vinna fyrir sig sbr. ákvæði 4.4.
6.1
Stjórn fer með æðsta vald í málefnum sjóðsins og skal sjá um að skipulag sjóðsins og starfsemi séu jafnan í góðu horfi og í samræmi við lög og reglur sem gilda um sjóðinn.
6.2
Stjórn sjóðsins skal árlega skipa þriggja manna endurskoðunarnefnd sem hafi m.a. eftirlit með reikningshaldi, áhættustýringu og gerð ársreiknings sjóðsins í samræmi við ákvæði IX. kafla A. laga um ársreikninga nr. 3/2006.
6.3
Í störfum sínum hefur stjórn hagsmuni Gildis-lífeyrissjóðs og sjóðfélaga hans að leiðarljósi. Stjórn Gildis-lífeyrissjóðs hefur jafnframt samfélagslega ábyrgð sjóðsins að öðru leyti að leiðarljósi.
6.4
Stjórnarmenn skulu kynna sér lög og reglur er gilda á hverjum tíma um rekstur og starfsemi Gildis-lífeyrissjóðs og hafa skilning á hlutverki og ábyrgð sinni sem stjórnarmenn.
6.5
Í störfum sínum skulu stjórnarmenn:
a) Verja nægjanlegum tíma til að sinna stjórnarstörfum af kostgæfni.
b) Óska eftir og kynna sér öll gögn og upplýsingar sem þeir telja sig þurfa til að hafa fullnægjandi skilning á rekstri og starfsemi Gildis-lífeyrissjóðs.
c) Stuðla að góðum starfsanda og samvinnu innan stjórnar.
d) Taka sjálfstæðar ákvarðanir í hverju máli fyrir sig.
e) Gæta að trúnaði við og virða þagnarskyldu gagnvart Gildi-lífeyrissjóði.
f) Ekki taka ákvarðanir sem augljóslega ívilna einstökum sjóðfélögum eða öðrum með ósæmilegum hætti á kostnað Gildis-lífeyrissjóðs eða annarra sjóðfélaga.
g) Koma í veg fyrir að málefni þeirra eða einstakra sjóðfélaga, hvort heldur persónuleg eða viðskiptatengd, leiði til beinna eða óbeinna hagsmunaárekstra á milli viðkomandi stjórnarmanns, Gildis-lífeyrissjóðs og/eða einstakra sjóðfélaga.
6.6
Stjórn samþykkir árlega áætlun um rekstrarkostnað fyrir Gildi-lífeyrissjóð.
6.7
Að öðru leyti fer um verkefni stjórnar og fundi samkvæmt starfsáætlun hennar sbr. ákvæði 8.2.
6.8
Stjórn metur a.m.k. árlega störf sín, verklag og starfshætti ásamt skilvirkni undirnefnda, eða lætur framkvæma árangursmat með aðstoð utanaðkomandi aðila eftir því sem við á. Árangursmat sem framkvæmt er með aðstoð utanaðkomandi aðila skal að jafnaði framkvæmt eigi sjaldnar en þriðja hvert ár.
6.9
Sjálfsmat/árangursmat samkvæmt ákvæði 6.8 felur m.a. í sér að stjórnin leggi mat á styrkleika og veikleika í störfum og verklagi og hugi að þeim atriðum sem hún telur að betur megi fara. Jafnframt skal þekking og reynsla stjórnarmanna kortlögð og lagt mat á hvernig samsetning stjórnar fellur að þörfum sjóðsins. Formaður og varaformaður skulu koma helstuniðurstöðum kortlagningar á framfæri við valnefndir aðildarsamtaka launamanna og Samtaka atvinnulífsins í samræmi við ákvæði kjarasamnings ASÍ og SA um lífeyrismál.
7.1
Stjórnin ræður framkvæmdastjóra og veitir honum lausn. Gerður skal skriflegur ráðningarsamningur við hann þar sem m.a. skal kveðið á um laun hans og önnur starfskjör.
7.2
Samhliða ráðningu framkvæmdastjóra skal samið erindisbréf framkvæmdastjóra. Þar skal meðal annars kveðið á um ráðstafanir sem teljast óvenjulegar eða mikilsháttar og aðrar ráðstafanir sem framkvæmdastjóra þarf að afla samþykkis stjórnar fyrir ásamt upplýsingagjöf framkvæmdastjóra til stjórnar. Erindisbréf framkvæmdastjóra telst hluti af ráðningarsamningi hans.
7.3
Stjórn felur formanni og varaformanni stjórnar að annast samninga við framkvæmdastjóra um laun og önnur starfskjör.
8.1
Stjórnarfundir skulu að jafnaði haldnir einu sinni í mánuði. Auk þess skal halda stjórnarfund ef formaður stjórnar eða framkvæmdastjóri telja slíkt nauðsynlegt. Stjórnarfundir skulu haldnir á skrifstofu sjóðsins. Í sérstökum tilvikum má halda fundi annars staðar telji formaður efni fundarins eða aðrar aðstæður gefa tilefni til. Heimilt er að stjórnarmenn taki þátt í stjórnarstörfum símleiðis eða með fjarfundarbúnaði og skal þess þá getið í fundargerð.
8.2
Stjórn semur starfsáætlun vegna reglulegra funda á starfsári hennar, þar sem tilgreindar eru dag- og tímasetningar funda og helstu verkefnum stjórnar er raðað á dagskrá eftir því sem við á sbr. m.a. gr. 6.7. Verði því við komið skulu frávik frá samþykktri starfsáætlun útskýrð þegar dagskrá er send stjórn.
8.3
Nú telur formaður ekki stætt á því vegna sérstakra aðstæðna að bíða þess að haldinn verði reglulegur stjórnarfundur og getur hann þá tekið ákvörðun um símafund stjórnar eða að málefnið verði kynnt og tekið fyrir af stjórn skriflega eða símleiðis. Ákvarðanir sem þannig eru teknar skulu bókaðar í fundargerð næsta stjórnarfundar á eftir.
8.4
Þurfi að afla undirskrifta stjórnarmanna til staðfestingar á ákvörðunum sem stjórn hefur tekið í samræmi við reglur þessar, er heimilt að afla þeirra hjá hverjum stjórnarmanni fyrir sig og skal slíkt bókað í fundargerð næsta stjórnarfundar á eftir.
8.5
Stjórnarformanni ber að kalla saman stjórnarfund ef einhver stjórnarmanna, nefndarmaður undirnefndar, framkvæmdastjóri, innri endurskoðandi eða ytri endurskoðandi eða forstöðumaður áhættueftirlits krefst þess.
8.6
Til stjórnarfundar skal boða með minnst 7 daga fyrirvara. Stjórnarformaður getur þó ákveðið skemmri frest telji hann það nauðsynlegt. Stjórnarmenn skulu snúa sér til stjórnarformanns eða framkvæmdastjóra með óskir um að tekin verði á dagskrá stjórnarfunda einstök mál.
8.7
Fundarboð skal að jafnaði vera skriflegt og skal í því greina dagskrá. Fundarboð má senda stjórnarmönnum með rafrænum hætti. Fundargögn skulu sett í stjórnargátt jafnóðum og þau eru tilbúin og almennt ekki síðar en tveimur dögum fyrir fund. Sérstökum trúnaðargögnum sem stjórnarmenn fá í hendur til umfjöllunar á stjórnarfundi skal skilað í lok fundarins nema stjórnarformaður ákveði annað.
8.8
Stjórnarmaður sem ekki kemst á boðaðan stjórnarfund skal tilkynna það framkvæmdastjóra sem sér um að boða varamann. Ef kjörinn varamaður stjórnarmanns kemst ekki á boðaðan stjórnarfund getur framkvæmdastjóri kallað til annan kjörinn varamann í hans stað.
8.9
Formaður, varaformaður og framkvæmdastjóri skulu að jafnaði halda undirbúningsfund fyrir komandi stjórnarfund. Efni slíkra funda er óformbundið, en fundirnir eru vettvangur til að ræða dagskrá stjórnarfunda og mál sem brýnt er að ræða milli stjórnarfunda.
8.10
Mál til ákvörðunar skal almennt lagt fyrir stjórn skriflega. Sé mál lagt fram á stjórnarfundi til upplýsingar getur slík kynning verið munnleg.
8.11
Mál skal almennt ekki borið upp til ákvörðunar á stjórnarfundi nema því aðeins að stjórnarmenn hafi fengið gögn málsins eða fullnægjandi upplýsingar um það fyrir fundinn og haft tíma til að kynna sér efni þess.
8.12
Stjórn skal leita ráðgjafar utanaðkomandi sérfræðinga þegar þörf krefur og einstökum stjórnarmönnum er heimilt að leita eftir ráðgjöf utanaðkomandi sérfræðinga á kostnað Gildis-lífeyrissjóðs telji þeir nauðsyn á slíku til að taka sjálfstæðar og upplýstar ákvarðanir. Stjórnarmenn skulu upplýsa formann og framkvæmdastjóra fyrir fram um slíka ráðgjöf.
8.13
Stjórnarmaður getur óskað eftir frestun á afgreiðslu máls og skal máli frestað til næsta reglulega fundar, nema veigamiklir hagsmunir Gildis-lífeyrissjóðs mæli gegn slíkri frestun.
8.14
Framkvæmdastjóri á sæti á fundum stjórnar og hefur þar umræðu- og tillögurétt, nema stjórn ákveði annað í einstökum tilvikum. Staðgengill framkvæmdastjóra situr einnig fundi stjórnar til upplýsingagjafar. Yfirlögfræðingur gegnir hlutverki ritara stjórnar nema stjórn ákveði annað.
8.15
A.m.k. einn fundur stjórnar skal haldinn árlega án starfsmanna, þar sem m.a. skal farið yfir árangursmat á störfum framkvæmdastjóra og erindisbréf hans.
8.16
Stjórn getur kallað til aðra starfsmenn sjóðsins á fund til þátttöku í einstökum málum og skal þá bóka í fundargerð hvenær þeir koma inn á fund og hvenær þeir víkja af fundi.
8.17
Innri og ytri endurskoðandi og nefndarmenn endurskoðunarnefndar sjóðsins skulu boðaðir á fundi þar sem innra eftirlit sjóðsins er til umfjöllunar. Þeir skulu jafnframt boðaðir ásamt tryggingastærðfræðingi á fundi þar sem reikningsskil eru til umfjöllunar. Þá skal boða innri og/eða ytri endurskoðendur á stjórnarfund ef a.m.k. einn stjórnarmaður fer þess á leit.
9.1
Stjórn er ákvörðunarbær þegar meirihluti stjórnar sækir fund enda hafi fundurinn verið boðaður í samræmi við þessar starfsreglur. Mikilvæga ákvörðun má þó ekki taka án þess að allir stjórnarmenn hafi haft tök á því að fjalla um málið sé þess kostur, s.s. ef ákvörðun snýr að því að breyta fyrri samþykkt stjórnar, ákvörðun er óvenjuleg í starfsemi Gildis-lífeyrissjóðs eða hún felur í sér efnisleg frávik frá samþykktri stefnumótun, rekstraráætlun eða viðskiptavenju.
9.2
Til þess að samþykkt sé lögmæt þurfa fimm stjórnarmenn að greiða henni atkvæði.
9.3
Stjórnarmaður er eingöngu bundinn af sannfæringu sinni, en ekki fyrirmælum þeirra sem hafa valið hann.
10.1
Um sérstakt hæfi stjórnarmanns vegna þátttöku í meðferð máls um samningsgerð, úrskurð um lífeyri, málshöfðun eða aðrar ákvarðanir sem geta varðað hann eða aðila honum tengdum, fer samkvæmt 9. mgr. 31. gr. laga nr. 129/1997 um skyldutryggingu lífeyrisréttinda sbr. ákvæði II kafla stjórnsýslulaga nr. 37/1993 og starfsreglum þessum eftir því sem við á hverju sinni.
10.2
Stjórnarmenn og framkvæmdastjóri skulu upplýsa um hagsmunatengsl sín og maka sinna við upphaf starfa sem og allar breytingar sem verða á högum þeirra á starfstíma þeirra. Með hagsmunatengslum er átt við upplýsingar sem varða stjórnarmann, framkvæmdastjóra og maka eftir því sem við á, og varða:
a) Atvinnurekanda sem viðkomandi starfar hjá.
b) Atvinnurekanda sem maki viðkomandi starfar hjá ef makinn er lykilstarfsmaður.
c) Önnur trúnaðarstörf, t.a.m. stjórnarseta í fyrirtækjum.
d) Eignarhluti og/eða kaupréttarsamninga vegna hluta í fyrirtækjum sem nema 10% eða meira af hlutafé viðkomandi félags.
e) Helstu samkeppnisaðila eða atvinnugrein félags sem viðkomandi á verulegra hagsmuna að gæta í.
f) Hagsmunatengsl við félög sem falla undir hluthafastefnu Gildis-lífeyrissjóðs.
10.3
Ritari stjórnar heldur utan um og uppfærir skrá um hagsmunatengsl stjórnarmanna skv. gr. 10.2 og er skráin aðgengileg ritara stjórnar, formanni og varaformanni stjórnar, framkvæmdastjóra, meðlimum undirnefnda og innri og ytri endurskoðanda.
10.4
Þegar dagskrá stjórnarfundar liggur fyrir skal ritari stjórnar ganga úr skugga um hæfi stjórnarmanns og/eða framkvæmdastjóra til þátttöku í meðferð máls. Vakni vafi um hæfi viðkomandi skal ritari stjórnar vekja athygli stjórnarformanns á vanhæfi stjórnarmanns og/eða framkvæmdastjóra til þátttöku í meðferð máls. Stjórnarmanni og framkvæmdastjóra ber ennfremur ávallt að upplýsa um slík atvik og önnur er gætu valdið vanhæfi hans um leið og þeim verða þau ljós.
10.5
Ef ágreiningur er uppi um sérstakt hæfi stjórnarmanns til þátttöku í meðferð máls, skal ritari stjórnar, í samráði við formann, afla upplýsinga um sérstakt hæfi stjórnarmanns og gefa viðkomandi færi á að koma að frekari upplýsingum og athugasemdum. Að því loknu tekur stjórn ákvörðun um sérstakt hæfi stjórnarmanns.
10.6
Gögn varðandi viðkomandi mál eru ekki send stjórnarmanni sem ekki telst hæfur til þátttöku í meðferð máls og stjórnarmaður skal víkja af fundi við meðferð stjórnar á málinu.
10.7
Í upphafi hvers stjórnarfundar skal bókuð yfirlýsing stjórnarmanna um hæfi þeirra til umfjöllunar og/eða afgreiðslu einstakra mála sem fyrir liggja samkvæmt dagskrá.
10.8
Stjórnarformaður og eftir atvikum framkvæmdastjóri skulu leggja fyrir stjórn til staðfestingar (eða synjunar) alla samninga sem stjórnarmaður og/eða framkvæmdastjóri kunna að gera við Gildi-lífeyrissjóð og samninga milli Gildis- lífeyrissjóðs og þriðja manns ef stjórnarmaður og/eða framkvæmdastjóri hafa verulega hagsmuni af slíkum samningum. Ákvæðið tekur ekki til greiðslu iðgjalda eða umsókna um sjóðfélagalán.
11.1
Ritari stjórnar ritar fundargerð um það sem gerist á stjórnarfundum og um ákvarðanir stjórnar.
11.2
Í fundargerð skal skrá eftirfarandi
a) Hvar og hvenær fundurinn er haldinn.
b) Númer stjórnarfundar.
c) Hverjir sitja fundinn og hver stýrir honum.
d) Dagskrá fundarins.
e) Hvort einstök mál eru til upplýsingar, umræðu eða ákvörðunar.
f) Hvaða gögn fylgja hverjum dagskrárlið.
g) Hvaða gögnum var dreift fyrir fundinn og hvaða gögnum var dreift á fundinum.
h) Ef stjórnarmaður, framkvæmdastjóri eða annar víkur af fundi við umræðu eða ákvörðun dagskrárliðar, hvenær hann vék af fundi, hver er ástæða vanhæfis, hver tekur sæti stjórnarmanns ef það á við og hvort viðkomandi hafði aðgang að gögnum vegna umræðu eða ákvörðunar.
i) Stutta skýrslu um umræður á fundinum og hvaða ákvarðanir hafa verið teknar og eftir því sem við á helstu forsendur sem liggja fyrir ákvörðun.
j) Hver ritaði fundargerðina
k) Hvenær næsti stjórnarfundur verður haldinn.
11.3
Stjórnarmaður eða framkvæmdastjóri sem ekki eru sammála ákvörðun stjórnar eiga rétt á að fá sérálit sitt skráð í fundargerð.
11.4
Í upphafi stjórnarfundar skal fundargerð næsta stjórnarfundar á undan borin upp til afgreiðslu.
11.5
Fundargerðir skulu undirritaðar af stjórnarmönnum. Undirritaðar fundargerðir teljast full sönnun þess sem gerst hefur á stjórnarfundum. Stjórnarmenn sem ekki voru viðstaddir þann stjórnarfund sem fundargerð tekur til skulu staðfesta með undirritun sinni að þeir hafi kynnt sér fundargerðina.
11.6
Stefnt skal að því að fundargerðir séu tilbúnar sem fyrst eftir stjórnarfund og komnar í vefgátt stjórnar eigi síðar en 3 virkum dögum eftir fund.
11.7
Ritari stjórnar annast varðveislu fundargerða og fylgigagna með tryggum hætti.
12.1
Allir stjórnarmenn hafa jafnan rétt til upplýsinga um Gildi-lífeyrissjóð og skal veittur aðgangur að öllum þeim upplýsingum sem veittar eru stjórn eða einstökum stjórnarmönnum, hvort sem um er að ræða gögn vegna stjórnarfunda eða einstakra fyrirspurna stjórnarmanna.
12.2
Stjórnarmenn geta sent fyrirspurnir til framkvæmdastjóra á milli stjórnarfunda um einstök mál sem varða rekstur og starfsemi Gildis-lífeyrissjóðs. Fyrirspurnir til framkvæmdastjóra skulu gerðar með tölvupósti sem aðrir stjórnarmenn fá afrit af (cc.). Svör við fyrirspurnum skulu kynnt stjórninni allri á sama tíma.
12.3
Samskipti stjórnarformanns, varaformanns og framkvæmdastjóra varðandi undirbúning stjórnarfunda og málefni sem að öðru leyti falla undir hlutverk stjórnarformanns skv. 5. gr. eru undanþegin ákvæðum 12.1 og 12.2.
12.4
Stjórnarmenn skulu ekki afla upplýsinga með því að hafa samband við starfsmenn Gildis-lífeyrissjóðs, nema sérstaklega standi á, s.s. varðandi launagreiðslur til þeirra og annað sem ekki varðar eiginleg stjórnarstörf þeirra. Eins er stjórnarmönnum ávallt heimilt að afla upplýsinga og eiga samskipti við ritara stjórnar vegna starfa stjórnar þótt hann sé starfsmaður sjóðsins.
12.5
Ritari stjórnar sér um að vefsíða Gildis-lífeyrissjóðs hafi að geyma upplýsingar um stjórnarhætti sjóðsins í samræmi við góða stjórnarhætti hverju sinni.
13.1
Á stjórnarmönnum hvílir þagnarskylda um málefni sjóðsins, starfsmanna, sjóðfélaga, lífeyrisþega og önnur atriði sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu sem stjórnarmenn og leynt skulu fara samkvæmt lögum, eðli máls eða ákvörðun stjórnarinnar. Þagnarskylda helst þótt látið sé af starfi.
13.2
Stjórnarmaður skal varðveita öll gögn með tryggilegum hætti sem hann fær afhent sem stjórnarmaður.
13.3
Stjórnarmenn, aðrir en formaður, skulu almennt ekki tjá sig við fjölmiðla eða snúa sér til almennings varðandi málefni Gildis-lífeyrissjóðs, nema að fengnu samþykki formanns stjórnar.
14.1
Stjórn setur Gildi-lífeyrissjóði hluthafastefnu þar sem kveðið er á um stefnu og stjórnarhætti Gildis-lífeyrissjóðs sem eiganda í þeim félögum sem hann fjárfestir í þannig að stuðlað sé að gegnsæi í fjárfestingum sjóðsins og ábyrgð hans sem eiganda.
14.2
Stjórnarmenn skulu kynna sér og vera bundnir af ákvæðum laga, samþykktum sjóðsins, almennum reglum verðbréfamarkaðarins og sérstökum reglum sjóðsins um meðferð trúnaðarupplýsinga og innherjaviðskipti.
14.3
Stjórnarmenn skulu meðvitaðir um að hegðun þeirra í störfum fyrir Gildi-lífeyrissjóð og utan starfa þeirra fyrir lífeyrissjóðinn kann að valda orðsporsáhættu fyrir lífeyrissjóðinn. Verði stjórnarmaður uppvís að hegðun eða lögbroti sem kynni, ef opinber væri, að valda lífeyrissjóðnum orðsporshættu, eða ásökun um slíka hegðun hefur hlotið opinbera umfjöllun eða borist lífeyrissjóðnum með formlegum eða óformlegum hætti, skal stjórn lífeyrissjóðsins fjalla um viðbrögð sjóðsins og grípa til viðeigandi ráðstafana að mati stjórnar. Undir framangreint getur t.d. fallið brot á lögum sem talin eru upp í 1. mgr. 31. gr. laga um skyldutryggingu lífeyrisréttinda og starfsemi lífeyrissjóða, brot á öðrum lögum eða ámælisverð háttsemi í einkalífi stjórnarmanns.
14.4
Um ábyrgð, vald og störf stjórnar sjóðsins fer að öðru leyti en greinir í starfsreglum þessum samkvæmt lögum um starfsemi lífeyrissjóða, lögum og samþykktum sjóðsins og öðrum almennum lögum og reglum sem við eiga á starfssviði sjóðsins.
14.5
Framkvæmdastjóri skal tilkynna Fjármálaeftirlitinu um skipan og síðari breytingar á stjórn og framkvæmdastjóra í samræmi við ákvæði laga um skyldutryggingu lífeyrisréttinda og starfsemi lífeyrissjóða.
15.1
Framkvæmdastjóri upplýsir stjórn og ritara stjórnar um nýja stjórnarmenn.
15.2
Þegar nýr stjórnarmaður tekur sæti í stjórn skal framkvæmdastjóri tryggja að haldinn sé kynningarfundur um meginatriði í starfsemi og stjórnarháttum sjóðsins. Kynningarfundurinn skal haldinn áður en fyrsti stjórnarfundur er haldinn eftir að stjórn skiptir með sér verkum. Í því felst m.a. kynning á eftirfarandi atriðum:
a) Helstu lög og reglugerðir sem um sjóðinn gilda.
b) Samþykktir sjóðsins.
c) Aðildarfélög sjóðsins.
d) Starfsemi sjóðsins, s.s. skipurit, helstu starfssvið, þjónusta, eignir og skuldbindingar.
e) Kynning á helstu lykilstjórnendum sjóðsins, hlutverkum þeirra og ábyrgð.
f) Starfsáætlun og fræðsluáætlun stjórnar.
g) Starfsreglur stjórnar.
h) Undirnefnd/-ir stjórnar.
i) Innri reglur, s.s. áhættustefna, fjárfestingarstefna, hluthafastefna, stefna um ábyrgar fjárfestingar, samskipta og siðareglur og verklagsreglur um viðskipti lífeyrissjóðsins, stjórnar hans og starfsmanna með fjármálagerninga.
j) Árangursmöt stjórnar og framkvæmdastjóra næstliðið ár.
k) Annað sem tryggir að stjórnarmenn geti gert sér glögga grein fyrir starfsemi sjóðsins og stöðu hans.
15.3
Ritari stjórnar undirbýr trúnaðaryfirlýsingu sbr. 32. gr. laga nr. 129/1997 um skyldutryggingu lífeyrisréttinda og starfsemi lífeyrissjóða og undirbýr eða sér til þess að undirbúin séu kynningargögn fyrir kynningarfund nýrra stjórnarmanna. Á kynningarfundi skal stjórnarmaður undirrita trúnaðaryfirlýsinguna.
15.4
Þegar stjórnarmaður hefur undirritað trúnaðaryfirlýsingu sér framkvæmdastjóri til þess að stofnaður sé og veittur aðgangur stjórnarmannsins að stjórnargátt. Framkvæmdastjóri tryggir jafnramt skráningu stjórnarmanns í greiðslukerfi vegna stjórnarlauna.
15.5
Á fyrsta stjórnarfundi eftir kynningu fyrir nýjan stjórnarmann skal ritari stjórnar leggja fram staðfestingu á að kynning hafi farið fram og að stjórnarmaðurinn hafi kynnt sér framangreind gögn, til undirritunar fyrir stjórnarmann.
15.6
Framkvæmdastjóri skal tryggja að nýr stjórnarmaður upplýsi á fyrsta stjórnarfundi um eigin þekkingu og reynslu með framlagningu ferilskrár til kortlagningar stjórnar á þekkingu og reynslu hans og stjórnar og greiningu á þörf á fræðslu og/eða endurmenntun hans og/eða stjórnar. Samhliða skal ferilskrá annarra stjórnarmanna kynnt.
16.1
Einungis stjórn sjóðsins getur gert breytingar á starfsreglum þessum. Til breytinga á reglunum þarf samþykki einfalds meirihluta stjórnar og skal stjórn undirrita reglurnar svo breyttar.
17.1
Frumrit starfsreglna þessara, með áorðnum breytingum ef við á, skal ritari stjórnar varðveita með tryggilegum hætti með fundargerðum sjóðsins og fylgigögnum fundargerða.
17.2
Ritari stjórnar skal afhenda stjórnarmönnum, framkvæmdastjóra og innri og ytri endurskoðanda sjóðsins eintak af starfsreglum sjóðsins sem í gildi eru á hverjum tíma.
Þannig samþykkt á stjórnarfundi sjóðsins 9. mars 2023.